Documentación

01 Crear tu primer almacén

El almacén es el punto de partida de tu inventario. Sin al menos un almacén configurado, no podrás asignar un CAI ni emitir facturas fiscales. Sigue estos pasos para crearlo.

1. Ve a Almacenes usando la barra de búsqueda en la esquina superior derecha. Escribe Lista almacén y selecciona la opción correspondiente. La ruta directa es /app/warehouse.
2. Confirma que la lista esté vacía (ningún almacén configurado todavía) y haz clic en Nuevo para crear el primero.
3. Ingresa el nombre del almacén. Para comenzar, un nombre sencillo como Almacén 1 es suficiente. Intenta guardar.
4. El sistema mostrará un error indicando que falta la cuenta contable de inventario. Esto es normal en una instalación nueva. Haz clic en el campo de cuenta y luego en Crear nueva.
5. En el formulario de la nueva cuenta, ingresa los siguientes datos:
   • Nombre de la cuenta: Inventario General
   • Cuenta padre: Inventario (la rama principal ya existe en el plan de cuentas)
   • Divisa: Lempiras (HNL)
6. Guarda la nueva cuenta contable. El sistema la seleccionará automáticamente en el campo del almacén.
7. Guarda el almacén. Verás el registro de Almacén 1 en la lista. Tu primer almacén está listo.

02 Registrar tu primer rango CAI

El CAI (Código de Autorización de Impresión) es el número que el SAR emite para autorizar la emisión de facturas fiscales. Debes registrarlo en el sistema junto con su rango de numeración y fecha de vencimiento.

1. Ve a Rangos CAI usando la barra de búsqueda. Escribe CAI y selecciona la opción. La ruta directa es /app/cai-range.
2. Confirma que no hay ningún CAI registrado todavía y haz clic en Nuevo.
3. En el campo Número CAI, pega el código exacto que te proporcionó el SAR. La compañía se selecciona automáticamente.
4. En el campo Almacén, selecciona el almacén al que pertenecerá este CAI. Si solo tienes uno (el que creaste en el paso anterior), selecciónalo.
5. Ingresa la fecha de expiración del CAI. Esta fecha viene en el documento que emite el SAR. Por lo general los CAI tienen una vigencia de seis meses.
6. Define el rango de numeración autorizado:
   • Desde: el número inicial (ej. 0001)
   • Hasta: el número final (ej. 50 si el SAR autorizó 50 facturas)
7. Guarda el registro. Verás los contadores: Utilizados: 0 y Disponibles: 50 (o el número que hayas configurado). El sistema actualizará estos contadores cada vez que emitas una factura con este CAI.

03 Configurar impuestos

El sistema maneja los impuestos en tres capas independientes que trabajan juntas para cubrir todos los escenarios fiscales de Honduras: ISV estándar, artículos exonerados o exentos, y clientes con tratamiento especial. Cada capa tiene su propia pantalla de configuración.

Capa 1: Impuestos de Factura

Los impuestos de factura son las plantillas que se aplican al total de la factura completa. El sistema viene con cuatro plantillas pre-configuradas listas para usar: ISV 15% e Exonerado 0% para ventas, y Crédito Fiscal 15% e Exonerado 0% para compras. En la mayoría de los casos no necesitas crear nuevas.

1. Verifica las plantillas existentes buscando Plantilla de Impuesto de Ventas o Sales Taxes and Charges Template en la barra de búsqueda.
2. Si necesitas crear una plantilla adicional (por ejemplo, para un tipo de ISV especial), haz clic en Nuevo e ingresa:
   • Nombre: Un nombre descriptivo (ej. ISV 15% Estándar)
   • Tipo de cálculo: Sobre el total neto
   • Cuenta contable: Impuestos por Pagar (o la cuenta correspondiente de tu plan de cuentas)
   • Porcentaje: El valor del impuesto (ej. 15 para ISV)
3. Guarda la plantilla. Estará disponible para seleccionar en cualquier factura de venta o compra.

Capa 2: Impuestos de Artículo

Los impuestos de artículo se asignan directamente a cada producto y definen el tratamiento fiscal específico de ese artículo, independientemente de la factura. El sistema incluye cuatro plantillas pre-configuradas: Exonerado, Exento, Gravado 18% y Gravado 15%.

1. Si necesitas una plantilla de impuesto de artículo adicional, búscala como Plantilla de Impuesto de Artículo y haz clic en Nuevo. Ingresa el nombre, la cuenta contable correspondiente y el porcentaje del impuesto. Guarda.
2. Para asignar una plantilla a un producto, ve al registro del artículo y haz clic en Editar formulario completo (si estás en vista rápida).
3. Desplázate hasta la sección Impuestos dentro del formulario del artículo.
4. Haz clic en Añadir fila y selecciona la plantilla de impuesto que corresponde a ese producto (ej. Gravado 15% para un artículo con ISV estándar).
5. Guarda el artículo. A partir de ahora, cada vez que se incluya en una factura, el sistema aplicará automáticamente ese impuesto.

Capa 3: Impuestos de Cliente

La tercera capa cubre casos especiales como clientes exonerados que, por decreto o resolución del SAR, no pagan ISV. En lugar de modificar cada factura manualmente, se configura una categoría que el sistema aplica de forma automática.

1. Primero, crea una Categoría de Impuestos del Cliente. Búscala en la barra de búsqueda y haz clic en Nuevo. Solo necesitas ingresar un nombre descriptivo, por ejemplo: Exonerado. Guarda.
2. A continuación, crea una Regla Fiscal. Búscala y haz clic en Nuevo. Configura los siguientes campos:
   • Tipo de impuesto: Selecciona la plantilla de impuesto de factura que se debe aplicar (ej. Exonerado 0%)
   • Categoría de impuesto del cliente: Selecciona la categoría que creaste (ej. Exonerado)
   Guarda la regla fiscal.
3. Finalmente, ve al registro del cliente al que quieres aplicar este tratamiento.
4. Desplázate a la sección Impuestos dentro del formulario del cliente y asigna la categoría correspondiente (ej. Exonerado).
5. Guarda el cliente. De ahora en adelante, cada factura generada para ese cliente cargará automáticamente la plantilla de impuesto Exonerado 0%.

06 Cotización

Ruta: /app/quotation

La cotización es el documento inicial del ciclo de venta. Le permite enviar un precio formal al cliente antes de emitir una factura. Una vez aceptada, puede convertirse en orden de venta o factura directamente desde el mismo registro.

1. En la barra de búsqueda, escriba Lista Cotización y abra la lista. La ruta directa es /app/quotation.
2. Haga clic en Agregar Cotización en la esquina superior derecha.
3. El número de secuencia y la fecha se asignan automáticamente con el día de hoy. Déjelos como están en la mayoría de los casos.
4. Seleccione el Tipo de Orden. Las opciones disponibles son:
   • Venta — el caso más común
   • Mantenimiento — para servicios de mantenimiento
   • Carrito de Compras — para cotizaciones generadas desde el e-commerce
5. Seleccione el Cliente al que va dirigida la cotización.
6. En la tabla de artículos, haga clic en Agregar fila e ingrese:
   • Código de artículo (por ejemplo: MSP Item A)
   • Cantidad (por ejemplo: 20)
   • Precio unitario (por ejemplo: 100)
7. Si necesita que la descripción del producto aparezca en la tabla, agréguela como columna:
   • Haga clic en Columnas en la esquina superior derecha de la tabla.
   • Seleccione Descripción → Agregar → Actualizar.
   • Si el sistema muestra un error indicando que el ancho total no puede ser mayor a 10, reduzca el ancho de la columna de descripción a 2 y vuelva a actualizar.
   • La columna se agrega al final. Arrástrela para colocarla junto a la columna del producto y mejorar la lectura.
8. Revise la sección de Impuestos. Si aplica, déjelos. Si la cotización es para un cliente exonerado o un producto sin impuesto, elimine la línea correspondiente.
9. Haga clic en Guardar y luego en Validar para confirmar la cotización.
10. Una vez validada, haga clic en Imprimir para visualizar el documento final. Desde esa vista puede imprimirla directamente o descargarla como PDF para enviarla al cliente.

07 Orden de Compra

Ruta: /app/purchase-order

Una orden de compra le permite registrar formalmente una solicitud de productos a un proveedor antes de recibirlos o pagarlos. Desde la misma orden puede generar el recibo de compra y la factura de compra.

1. En el menú de búsqueda, escriba Orden de Compra y abra la lista.
2. Haga clic en Agregar para crear una nueva orden.
3. Seleccione el Proveedor en el campo correspondiente (por ejemplo: Proveedor A).
4. Si necesita especificar una fecha de entrega diferente a la de hoy, ajuste el campo Fecha Requerida.
5. En la tabla de artículos, haga clic en Agregar fila e ingrese el producto:
   • Artículo: Coca-Cola 500ml
   • Cantidad: 50
   • Precio unitario: L10.00
   • El sistema calculará automáticamente el total: L500.00
6. Revise la sección de Impuestos y Cargos de Compra. Por defecto puede aparecer el 15% de ISV.
   • Si el producto está exonerado de impuestos, cambie la categoría fiscal a Exonerado o elimine la línea de impuesto.
   • Si aplica el 15%, déjela como está.
7. Seleccione el Almacén de Destino donde ingresarán los productos. Este campo es obligatorio.
8. Haga clic en Guardar y luego en Validar para confirmar la orden.
9. Una vez validada, aparecerán los botones para crear un Recibo de Compra (cuando llegue la mercancía) y una Factura de Compra (cuando llegue la factura del proveedor).

08 Factura Rápida

Ruta: /quick-invoice

La factura rápida es una forma simplificada de emitir una factura de venta al mostrador, pensada para agilizar las ventas del día a día.

1. En el menú de búsqueda, escriba Factura Rápida y ábrala.
2. Seleccione el Cliente y confirme que el RTN sea correcto.
3. Seleccione el Almacén de Origen desde el que saldrán los artículos.
4. Elija los Términos de Pago que correspondan (contado, crédito, etc.).
5. Si desea que la factura consuma número CAI (factura fiscal), seleccione el CAI activo en el campo correspondiente. Si no elige ningún CAI, la factura no tendrá validez fiscal.
6. En la tabla de artículos, agregue el Artículo que desea facturar junto con su cantidad y precio.
7. Si el artículo tiene un impuesto específico (por ejemplo exonerado), configúrelo a nivel de artículo.
8. Para aplicar impuesto a toda la factura, utilice el selector de Impuesto a nivel de factura.
9. Haga clic en Crear y luego en Validar. El sistema asignará automáticamente el número CAI y calculará el total con impuesto incluido.

09 Factura de Venta

Ruta: /app/sales-invoice

La factura de venta es el documento oficial de cobro al cliente. Cuando se marca como fiscal, consume un número del rango CAI activo y tiene plena validez tributaria ante el SAR.

1. En el menú de búsqueda, escriba Factura de Venta y abra la lista.
2. Haga clic en Agregar para crear una nueva factura.
3. Seleccione el Cliente y verifique que el RTN sea correcto.
4. Si la venta es a crédito, seleccione los Términos de Pago correspondientes.
5. Active la casilla Factura Fiscal. Luego seleccione el Almacén de Origen; al hacerlo, el sistema mostrará si hay un CAI activo disponible.
6. Si no hay ningún CAI activo, el sistema no permitirá crear la factura fiscal. Es importante renovar los rangos CAI antes de que venzan.
7. Agregue los Artículos que se están vendiendo, con sus cantidades y precios.
8. Configure los Impuestos según corresponda (ISV 15%, exonerado, etc.).
9. Haga clic en Guardar y luego en Validar. El sistema asignará el número CAI automáticamente. El estado de la factura quedará como Impagada hasta registrar el pago.

10 Factura de Compra

Ruta: /app/purchase-invoice

La factura de compra registra la deuda que tiene su empresa con un proveedor. Si previamente creó una orden de compra, puede utilizarla para pre-llenar los datos automáticamente.

1. En el menú de búsqueda, escriba Factura de Compra y abra la lista.
2. Haga clic en Agregar para crear una nueva.
3. Seleccione el Proveedor al que se le debe la factura.
4. Si existe una Orden de Compra previa, haga clic en el botón Obtener artículos de → Orden de Compra. Seleccione la orden correspondiente y todos los artículos, precios e impuestos se importarán automáticamente.
5. Seleccione los Términos de Pago acordados con el proveedor.
6. Ingrese el Número de Factura del Proveedor (el número que aparece en la factura física que le entregaron).
7. Verifique o ajuste la Fecha de la Factura.
8. Haga clic en Guardar y luego en Validar.

11 Banco Rápido

Ruta: /banco-rapido

El módulo de Banco Rápido le permite registrar una nueva cuenta bancaria o tarjeta de crédito en un solo paso, creando automáticamente todos los registros necesarios en la contabilidad.

1. En el menú de búsqueda, escriba Banco Rápido y ábralo.
2. Seleccione el Tipo de Cuenta:
   • Cuenta Bancaria: se registrará como un activo en su contabilidad.
   • Tarjeta de Crédito: se registrará como un pasivo.
3. Seleccione la Moneda de la cuenta (Lempiras, Dólares, etc.).
4. Ingrese el Nombre del Banco (por ejemplo: BAC, Ficohsa, Atlántida).
5. Ingrese el Número de Cuenta.
6. Asigne un Nombre Contable para identificar la cuenta en los reportes.
7. Ingrese el Nombre del Método de Pago tal como desea que aparezca al registrar pagos (por ejemplo: "Transferencia BAC").
8. Haga clic en Crear. El sistema generará automáticamente el banco, la cuenta contable, la cuenta bancaria y el método de pago en un solo paso.

12 Entrada de Pago

Ruta: /app/payment-entry

La entrada de pago se usa para registrar tanto los pagos que su empresa hace a proveedores como los pagos que recibe de sus clientes. El tipo de pago determina el flujo del proceso.

Pagar a un Proveedor

1. En el menú de búsqueda, escriba Entrada de Pago y abra la lista.
2. Haga clic en Agregar para crear una nueva.
3. En el campo Tipo de Pago, seleccione Pagar.
4. Seleccione el Modo de Pago (transferencia, cheque, efectivo, etc.).
5. Seleccione el Proveedor al que se le realizará el pago.
6. Si el proveedor tiene información bancaria registrada, complétela en el campo de Cuenta Bancaria del Proveedor.
7. En la sección de Facturas Pendientes, ajuste el rango de fechas para encontrar la factura que desea pagar y selecciónela.
8. Si aplica algún impuesto retenido o cargo adicional, agréguelo en la sección de Deducciones o Pérdidas.
9. Si el pago es con cheque, ingrese el Número de Cheque y la Fecha de Referencia.
10. Haga clic en Guardar y luego en Validar para registrar el pago.

Recibir de un Cliente

1. Cree una nueva Entrada de Pago y en el campo Tipo de Pago seleccione Recibir.
2. Seleccione el Modo de Pago correspondiente (por ejemplo: Lempiras en efectivo, transferencia BAC).
3. Seleccione la Cuenta Bancaria de su empresa donde ingresará el dinero.
4. Seleccione el Cliente que está realizando el pago.
5. En la sección de Facturas Pendientes, haga clic en Obtener Facturas Pendientes para ver todas las facturas sin pagar del cliente.
6. Si el cliente tiene varias facturas, seleccione únicamente la que corresponde a este pago.
7. Ajuste el Monto Asignado si es necesario, de modo que el campo Monto Sin Asignar quede en cero.
8. Ingrese el Número de Referencia del pago del cliente (número de transferencia, voucher, etc.) y la Fecha de Referencia.
9. Haga clic en Guardar y luego en Validar para registrar el ingreso.

13 Nota de Crédito

Ruta ventas: /app/sales-invoice  |  Ruta compras: /app/purchase-invoice

Una Nota de Crédito es el documento que emite usted a un cliente cuando este le devuelve mercancía, ya sea porque llegó dañada, no era lo acordado o simplemente no la necesita. En lugar de cancelar la factura original (lo cual borra el historial), el sistema crea una nueva factura con valores negativos que anula parcial o totalmente el cobro. Del lado de las compras, cuando usted devuelve mercancía a un proveedor, el equivalente se llama Nota de Débito (o devolución de compra), y funciona de forma idéntica pero a la inversa.

13.1 Devolución de venta (Nota de Crédito a un cliente)

1. Vaya a /app/sales-invoice y abra la Factura de Venta original que desea reversar. Por ejemplo, la factura a Distribuidora La Colonia por L 4,500.00 de 10 cajas de agua purificada.
2. En la parte superior derecha, haga clic en el botón Crear y seleccione Devolución / Nota de Crédito.
3. Se abrirá un nuevo formulario de factura. El sistema llenará automáticamente los datos del Cliente, los artículos y los montos — todos aparecerán en valores negativos (por ejemplo, -10 en cantidad y -L 4,500.00 en total). Esto es correcto.
4. Si el cliente devuelve solo parte de la mercancía — por ejemplo, 3 de las 10 cajas — ajuste la columna Cantidad a -3 y verifique que el monto se recalcule correctamente.
5. Active la casilla Actualizar Stock si desea que los artículos devueltos regresen automáticamente a su bodega. Si los productos llegaron dañados y no los va a reingresar al inventario, deje esta casilla sin marcar.
6. Revise el campo Almacén para confirmar que los artículos regresan a la ubicación correcta, por ejemplo Bodega Principal - DUM.
7. Haga clic en Guardar y luego en Enviar para confirmar la nota de crédito.
8. Si el cliente ya había pagado y usted le debe reembolsar dinero, haga clic en Crear > Entrada de Pago desde la nota de crédito enviada. Registre el reembolso por la cantidad correspondiente en Lempiras.

13.2 Devolución de compra (Nota de Débito a un proveedor)

Cuando usted recibe mercancía de un proveedor en mal estado o equivocada — por ejemplo, 5 sacos de harina de Molinos del Norte que llegaron húmedos — puede devolver esa mercancía y ajustar lo que le debe al proveedor.

1. Vaya a /app/purchase-invoice y abra la Factura de Compra original del proveedor.
2. Haga clic en Crear y seleccione Devolución / Nota de Débito.
3. El sistema copiará automáticamente el proveedor, los artículos y los montos con valores negativos. Por ejemplo, si los 5 sacos costaron L 1,250.00, verá -5 en cantidad y -L 1,250.00 en total.
4. Si solo devuelve una parte, ajuste la Cantidad al número exacto de unidades que está regresando al proveedor.
5. Active Actualizar Stock para que el sistema descuente los artículos de su inventario, ya que físicamente los está entregando de vuelta al proveedor.
6. Confirme el Almacén desde el que salen los productos devueltos.
7. Haga clic en Guardar y luego en Enviar. El sistema ajustará automáticamente el saldo que usted le debe al proveedor.
8. Si ya pagó la factura y el proveedor le debe reembolsar dinero, coordine con él el método de pago (transferencia, cheque, etc.) y regístrelo en Cuentas > Entrada de Pago.

14 Conciliación Bancaria

Ruta: /app/bank-reconciliation-tool

La conciliación bancaria le permite comparar los movimientos registrados en el sistema contra el estado de cuenta emitido por su banco (Banco Atlántida, BAC Honduras, Ficohsa, etc.) y verificar que ambos coincidan. ERPNext v15 incluye una herramienta semi-automática que importa el estado de cuenta y sugiere coincidencias, reduciendo el trabajo manual considerablemente. Se recomienda realizar este proceso al menos una vez al mes, al recibir el estado de cuenta.

Parte 1: Importar el estado de cuenta bancario

1. Descargue el estado de cuenta de su banco en formato CSV o XLSX. En Banco Atlántida o BAC Honduras, esto generalmente está disponible en la sección Movimientos o Estados de Cuenta de la banca en línea.
2. En el sistema, vaya a Contabilidad > Estado de Cuenta Bancario > Importación de Estado de Cuenta (o use la barra de búsqueda y escriba Importación de Estado de Cuenta).
3. En el campo Empresa, seleccione su empresa.
4. En el campo Cuenta Bancaria, seleccione la cuenta correspondiente al banco del cual descargó el estado (por ejemplo, Banco Atlántida - Cuenta Corriente).
5. Haga clic en el botón Adjuntar y seleccione el archivo CSV o XLSX del estado de cuenta.
6. Haga clic en Mapear Columnas. El sistema le mostrará las columnas del archivo y usted deberá indicar cuál columna corresponde a Fecha, cuál a Descripción, cuál a Débito y cuál a Crédito (o Monto, según su banco). El sistema guardará este mapeo para futuras importaciones del mismo banco.
7. Una vez mapeadas las columnas, haga clic en Iniciar Importación. El sistema procesará el archivo en segundo plano y creará los registros de transacciones bancarias.

Parte 2: Conciliar transacciones con la herramienta semi-automática

1. Vaya a Contabilidad > Estado de Cuenta Bancario > Herramienta de Conciliación Bancaria o directamente a /app/bank-reconciliation-tool.
2. Complete los campos de filtro:
   • Empresa: su empresa.
   • Cuenta Bancaria: la cuenta que desea conciliar (por ejemplo, BAC Honduras - Cuenta de Ahorros en Lempiras).
   • Fecha Inicial y Fecha Final: el período del estado de cuenta, por ejemplo del 01/03/2026 al 31/03/2026.
3. Verifique que el campo Saldo de Apertura mostrado por el sistema coincida con el saldo inicial de su estado de cuenta bancario. Si no coincide, es posible que haya transacciones del mes anterior aún sin conciliar.
4. Ingrese el Saldo de Cierre tomado directamente de su estado de cuenta (por ejemplo, L 45,320.00 al 31 de marzo).
5. Haga clic en Guardar. El sistema mostrará la lista de transacciones importadas del período y la diferencia entre el saldo del sistema y el saldo bancario declarado.
6. Para cada transacción sin conciliar, haga clic en el botón Acciones junto a la transacción y elija una de las siguientes opciones:
   • Conciliar con Comprobante: el sistema muestra los comprobantes existentes (pagos, entradas de diario) ordenados por similitud. Seleccione el comprobante correcto y haga clic en Conciliar.
   • Crear Comprobante: si la transacción no tiene ningún registro previo en el sistema (por ejemplo, un cargo bancario automático de L 150.00 por mantenimiento de cuenta), cree una nueva Entrada de Pago o Entrada de Diario directamente desde aquí.
   • Actualizar Transacción Bancaria: corrija detalles del registro importado si la descripción o el monto no coinciden exactamente.
7. Continúe conciliando transacciones hasta que el campo Diferencia muestre L 0.00 y aparezca en color verde. Eso indica que el saldo del sistema coincide perfectamente con el estado de cuenta de su banco.

15 Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

Ruta: /app/query-report/Accounts Receivable · /app/query-report/Accounts Payable

Estos dos reportes son los más importantes para la salud financiera diaria de su negocio. Cuentas por Cobrar le muestra todo el dinero que sus clientes le deben a usted; Cuentas por Pagar le muestra todo el dinero que usted le debe a sus proveedores. Ambos reportes utilizan el concepto de antigüedad: clasifican cada factura pendiente según cuántos días lleva sin pagarse. Así usted puede ver de un vistazo qué deudas son recientes y cuáles ya llevan demasiado tiempo sin resolverse.

15.1 Cuentas por Cobrar

1. En el menú lateral vaya a Contabilidad y luego a Reportes. Haga clic en Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable). También puede escribir directamente Accounts Receivable en la barra de búsqueda global.
2. En el panel de filtros, configure:
   • Fecha de Reporte: la fecha de corte (normalmente hoy).
   • Empresa: seleccione su empresa.
   • Basado en Fecha de Vencimiento: marque esta casilla para calcular la antigüedad desde la fecha de vencimiento (recomendado).
3. Haga clic en Ejecutar para generar el reporte.
4. Cómo leer las columnas de antigüedad:
   • 0–30 días: facturas recientes, dentro del plazo normal de crédito. No requieren acción urgente.
   • 30–60 días: facturas que ya pasaron el plazo. Es momento de enviar un recordatorio.
   • 60–90 días: retraso significativo. Se recomienda llamar directamente al cliente.
   • +90 días: retraso grave. Considere suspender el crédito a ese cliente.
5. Para exportar el reporte, haga clic en el ícono de Descargar y seleccione Excel o CSV.

15.2 Cuentas por Pagar

1. Vaya a Contabilidad → Reportes → Cuentas por Pagar (Accounts Payable).
2. Configure los mismos filtros: Fecha de Reporte, Empresa y Basado en Fecha de Vencimiento.
3. Haga clic en Ejecutar.
4. Las columnas de antigüedad funcionan igual:
   • 0–30 días: facturas dentro del plazo. Planifique el pago.
   • 30–60 días: pagos atrasados. Su proveedor ya le ha enviado un recordatorio.
   • 60–90 días: atraso considerable. El proveedor puede suspender despachos.
   • +90 días: situación crítica. Gestione un plan de pago inmediatamente.
5. Para planificar los pagos de la semana, use el filtro Fecha de Vencimiento con un rango de los próximos 7 días.

16 Ajuste de Inventario

Ruta: /app/stock-reconciliation

El Ajuste de Inventario le permite corregir las cantidades y el valor de sus productos cuando el conteo físico no coincide con lo que el sistema tiene registrado. Por ejemplo, si al contar su bodega encuentra 48 cajas de Coca-Cola pero el sistema muestra 52, este módulo le permite corregir esa diferencia. Al guardar el ajuste, ERPNext genera automáticamente los asientos contables correspondientes.

¿Cuándo usar el Ajuste de Inventario?

• El conteo físico arroja una cantidad distinta a la registrada (merma, robo, error de captura).
• Necesita cargar el inventario inicial al comenzar a usar el sistema.
• Debe corregir el costo unitario de un producto sin mover cantidades.
• Al cierre del año fiscal, para sincronizar libros con el inventario real.

Cómo crear un Ajuste de Inventario

1. Vaya a Inventario → Transacciones → Ajuste de Inventario, o escriba directamente /app/stock-reconciliation en la barra de búsqueda. Haga clic en Nuevo.
2. En el campo Propósito, seleccione:
   • Reconciliación de Existencias — para corregir diferencias tras un conteo físico (uso más común).
   • Existencias Iniciales — solo para cargar el inventario por primera vez.
3. Seleccione la Fecha de Registro. Use la fecha en que realizó el conteo físico.
4. En la tabla de artículos, haga clic en Agregar fila e ingrese:
   • Código de Artículo: por ejemplo, Coca-Cola 600ml.
   • Almacén: por ejemplo, Bodega Principal - DUM.
   • Cantidad: el conteo físico real, por ejemplo 48.
   • Tasa de Valuación: costo unitario en Lempiras. Si no desea cambiarlo, deje el valor automático.
5. Si necesita ajustar varios productos, descargue la plantilla con Descargar Plantilla, llénela en Excel y súbala con Importar desde CSV.
6. Revise la columna Diferencia de Cantidad que el sistema calcula automáticamente.
7. Documente el motivo del ajuste en el campo Observaciones (merma, robo, error de conteo).
8. Haga clic en Guardar y luego en Enviar para confirmar el ajuste.

17 Recibo de Compra

Ruta: /app/purchase-receipt

El Recibo de Compra registra la entrada física de mercancía a su bodega cuando recibe un pedido de su proveedor. Al enviar este documento, el sistema actualiza automáticamente el inventario. Es importante entender que el Recibo de Compra no genera ninguna deuda financiera; eso lo hace la Factura de Compra. El flujo estándar es: Orden de Compra → Recibo de Compra → Factura de Compra.

Flujo A — Crear desde una Orden de Compra (recomendado)

1. Vaya a Compras → Orden de Compra y abra la orden correspondiente — por ejemplo, una orden a Distribuidora La Ceiba S.A. por 50 resmas de papel bond a L 120.00 cada una.
2. Verifique que la orden esté en estado Para Recibir o Para Recibir y Facturar.
3. Haga clic en Crear → Recibo de Compra. El sistema abre un nuevo documento con los campos ya completados.
4. Revise la Fecha de Publicación — asegúrese de que coincida con la fecha real de recepción.
5. En Almacén Aceptado, seleccione la bodega donde ingresará el producto, por ejemplo Bodega Principal — DUM.
6. En la tabla de artículos, ajuste la Cantidad Aceptada según lo que realmente recibió. Si el proveedor entregó 48 resmas en lugar de 50, ingrese 48.
7. Si recibió artículos en mal estado, ingrese esa cantidad en Cantidad Rechazada y seleccione un Almacén Rechazado.
8. Haga clic en Guardar y luego en Enviar para confirmar la entrada.

Flujo B — Crear sin Orden de Compra

1. Vaya a Existencias → Recibo de Compra o escriba Recibo de Compra en la barra de búsqueda. Haga clic en Nuevo.
2. Seleccione el Proveedor.
3. En la tabla Artículos, agregue cada producto recibido con su Cantidad, Tasa (costo unitario en Lempiras) y Almacén.
4. Haga clic en Guardar y luego en Enviar.

Después de recibir: generar la Factura de Compra

Una vez que tenga el documento fiscal del proveedor, desde el Recibo de Compra enviado haga clic en Crear → Factura de Compra. El sistema traerá todos los artículos y montos automáticamente.

18 Gestión de Usuarios

Ruta: /app/user

Cada persona que necesite acceder al sistema debe tener su propio usuario. El administrador o dueño de la empresa crea los usuarios desde el escritorio de ERPNext — no desde la página de registro de ppolom. A través de los Perfiles de Rol preconfigurados podrá asignar permisos apropiados a cada empleado en segundos, sin necesidad de configurar roles individuales uno por uno.

Crear un nuevo usuario

1. Vaya a Configuración → Usuarios y Permisos → Usuario, o escriba Usuario en la barra de búsqueda. Haga clic en Nuevo.
2. Ingrese el Correo Electrónico del empleado — este será su nombre de usuario para iniciar sesión. El campo es obligatorio y debe ser único en el sistema.
3. Complete el Nombre y Apellido del empleado.
4. En el campo Idioma, seleccione Spanish para que el sistema aparezca en español para ese usuario.
5. Haga clic en Guardar. El sistema enviará un correo de invitación al empleado para que establezca su contraseña.

Asignar un Perfil de Rol

1. Con el usuario abierto, desplácese hasta la sección Roles.
2. En el campo Perfil de Rol, seleccione el perfil que corresponda al puesto del empleado (vea la tabla más abajo).
3. Haga clic en Guardar. Los roles incluidos en ese perfil se asignarán automáticamente.

Perfiles de Rol disponibles en ppolom

Configuración recomendada para una empresa pequeña

Si usted es el dueño o administrador y maneja todas las áreas del negocio, la recomendación es asignar el perfil Empleado General a sus colaboradores de confianza. Este perfil les da acceso a ventas, compras, cuentas y existencias con un solo clic.

Si en algún momento necesita que un empleado tenga capacidades adicionales — por ejemplo, que pueda aprobar asientos contables como lo haría un Accounts Manager — simplemente agregue ese rol de forma individual en la tabla de Roles del mismo usuario, sin cambiar el perfil.

Restablecer contraseña de un usuario

1. Abra el registro del usuario desde /app/user.
2. Haga clic en el menú Contraseña en la barra de acciones y seleccione Enviar Correo de Restablecimiento de Contraseña.
3. El empleado recibirá un enlace por correo para establecer una nueva contraseña.